E-mailmigratie. Hoe zit dat precies?

Welkom bij de blog van DO-IT! In deze maandelijkse blog houden wij je graag op de hoogte van wat er allemaal speelt in de beweeglijke wereld van IT. Deze maand vertelt Luc je meer over het migreren van e-mail en waarom werken in de cloud je zoveel zekerheid biedt.

Voordat ik je hier meer over vertel, stel ik mezelf graag eerst even voor. Momenteel ben ik bij DO-IT werkzaam als systeem en netwerkbeheerder. Dit houdt in dat ik overdag veel op locatie ben bij onze klanten. Hier ben ik voornamelijk bezig met het oplossen van storingen, het onderhouden van servers, het uitvoeren van controles en het actief meedenken over de automatiseringsprocessen binnen het bedrijf.

Iets waar wij onze klanten regelmatig mee helpen is het omzetten van de mail. Dat klinkt misschien niet zo heel erg spannend, maar besef jezelf maar eens hoe belangrijk mail voor jouw bedrijf is. Hoeveel mailtjes krijgen jullie op één dag binnen? Iets wat zo essentieel is, moet goed werken – toch? Als er dus bijvoorbeeld hinder wordt ondervonden van het huidige mailsysteem of wanneer de mail op een fysieke server draait en men dit in cloud wil hebben, dan helpen wij met het omzetten.

Ik weet nog goed dat de telefoon bij DO-IT half maart rood gloeiend stond. Veel van onze klanten wilden in coronatijd gaan thuiswerken, waardoor wij in een kort tijdsbestek veel online omgevingen hebben opgetuigd. Zelf was ik betrokken bij een project waarbij het de wens was om op afstand te gaan werken in Microsoft Teams. Om deze applicatie optimaal te laten functioneren, moesten wij onder andere de mail overzetten naar de cloud.

Wanneer het aankomt op het migreren van e-mail zijn er verschillende methodes, een daarvan is een ‘cutover-migratie’. Tijdens deze migratie worden alle gebruikers in één adem overgezet. Dit betekent dat alle mailboxen, contacten en andere resources van je mailserver in eigen beheer, overgezet worden naar Office 365. Belangrijk bij een cutover-migratie is dat de on-premise e-mailserver (dit is dus de fysieke server), niet meer dan 2000 mailboxen bevat en je de gehele migratie binnen enkele dagen moet uitvoeren. Deze manier van migreren is daarom erg handig voor kleine tot middelgrote bedrijven.

Naast het feit dat applicaties, zoals Microsoft Teams, beter integreren wanneer je werkt in de cloud, brengt deze manier van werken meer voordelen met zich mee. De apparatuur heeft bijvoorbeeld veel minder onderhoud nodig. Het installeren van updates en aanpassingen die je met een fysieke oplossing zelf dient te doen, worden nu in de cloud automatisch voor je gedaan. Daarnaast werkt het gewoon altijd en zijn er nauwelijks problemen of storingen. Het grootste voordeel van werken in de cloud is denk ik toch wel de zekerheid die je hebt. Data is altijd opgeslagen en kan nooit zomaar weg zijn.

Je wilt er niet aan denken, maar stel je eens voor wat gebeurt er met alle data op een fysieke server wanneer je kantoor afbrandt of er onverhoopt waterschade is?